Met deze 10 tips verloopt je ERP-implementatie vlekkeloos

Zo trap je niet in de valkuilen rondom een ERP-implementatie

Tips voor een succesvolle ERP-implementatie

De implementatie van een nieuw ERP-systeem is niet binnen één week geregeld en verandert de hele structuur van jouw bedrijf. Doordat het een complex proces is, kan het nog wel eens gebeuren dat het proces niet loopt zoals van tevoren bedacht was. In dit artikel geven we je vanuit onze ervaren ERP-consultant Marinka tips voor het succesvol implementeren van een nieuw ERP-systeem.


20+ jaar ervaring met ERP-implementaties

Ons team werkt al jaren met verschillende ERP-systemen. Later is gekozen om ons te specialiseren in de bedrijfssoftware van Odoo. De vraag waar wij mee startten was 'Hoe ziet ERP-software er in 2025 uit?'. De filosofie van Odoo is gebaseerd op het eenvoudig houden van bedrijfsprocessen. Odoo is innovatief, krachtig en kan de processen van allerlei soorten bedrijven automatiseren. De toekomst van ERP-software zit in innovatie en meebewegen in de klant. Odoo vormt deze toekomst.

Odoo is breed inzetbaar

Wat is een ERP-implementatie?

Om te beginnen is het belangrijk om te weten wat een ERP-implementatie precies inhoudt. De implementatie van een ERP-systeem omvat alles wat er nodig is om jouw beoogde software op de juiste manier werkend te krijgen. Voor een groot deel is dit technisch omdat de software geïnstalleerd moet worden op servers of in de cloud. Daarbij komt ook de configuratie van de software. Het overzetten van bestaande data is van groot belang bij het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Maar naast het technische gedeelte is ook het organisatorische gedeelte erg belangrijk. Alle medewerkers die de nieuwe software gaan gebruiken moeten optimaal worden voorbereid op de werkwijze, nieuwe mogelijkheden en aangepaste bedrijfsprocessen.

De belangrijkste eisen voor een ERP-implementatie

✔ Ken je bedrijfsprocessen, het mooiste is om deze voor de start
    van de ERP-implementatie uit te schrijven
✔ Goede communicatie met je implementatiepartner
✔ Stel een projectteam samen met expertise aan beide kanten
✔ Maak een goede scope en wijk hier niet teveel van af
✔ Zorg voor draagvlak bij de hele organisatie
✔ Test de omgeving grondig door, zodat je geen onverwachte
    fouten ziet na de livegang

Odoo is modulair
Odoo concurrentie

Valkuilen van een implementatie

Bij de implementatie van nieuwe bedrijfssoftware komt veel kijken. Naast dat alle systemen worden vervangen, moet ook alle data geïmporteerd worden. Daarnaast is er een nog belangrijker aspect: de medewerker als eindgebruiker van de software. Delen van de werkwijze van medewerkers worden hierdoor geautomatiseerd. Software innoveert snel, waardoor het implementeren stap voor stap gedaan moet worden. Voor medewerkers gaat de implementatie soms te snel, of wordt meteen verwacht dat iedereen direct weet hoe ze met de nieuwe software moeten werken. Daarom is het belangrijk om een aantal valkuilen in een ERP-implementatie te voorkomen.

Onze consultant geeft je 10 tips voor een succesvolle ERP-implementatie


  1. Breng alle bedrijfsprocessen duidelijk in beeld
    Schrijf je bedrijfsprocessen stuk voor stuk uit zodat het duidelijk is hoe jouw bedrijf werkt en wat ervoor nodig is om jouw processen te automatiseren. Als je de bedrijfsprocessen nog niet goed kent of als deze nog niet duidelijk in beeld zijn is dat prima. Maar vraag dan de implementatiepartner om een goed advies te geven vanuit de ervaring met de ERP-software.

  2. Neem de tijd voor een goed vooronderzoek
    Bij erp|open bestaat ons vooronderzoek uit een projectplan met uitgeschreven bedrijfsprocessen en een adviesrapport. Uit het vooronderzoek halen wij hoe een bedrijf in elkaar zit. Vanuit daar kunnen wij de juiste keuzes maken voor wat er geïmplementeerd gaat worden en in welke fasering. Hieruit zal blijken of de software wel of niet bij jouw bedrijf past. Neem hier echt de tijd voor, je wil niet achteraf met een software pakket zitten dat uiteindelijk toch niet goed aansluit op de wensen van je bedrijf.

  3. Kies de juiste implementatiepartner en maak heldere afspraken
    Het is belangrijk dat je bij de beoogde ERP-software een implementatiepartner kiest die bij je past. Niet iedere implementatiepartner heeft dezelfde werkwijze en expertises, dus daarin zal een goed vooronderzoek moeten zitten vanuit jouw organisatie. Zorg ervoor dat je al een aantal contactmomenten hebt gehad, voordat het contract wordt getekend. Zo weet je van tevoren of er een klik is met jouw ERP-leverancier.

  4. Stel een goed projectteam samen
    Het is van groot belang dat je bij een ERP-implementatie een goed samenwerkend projectteam samenstelt. Stel in ieder geval een projectleider aan, die de implementatiepartner altijd te woord kan staan en alle bedrijfsprocessen goed kent. Deze persoon heeft idealiter technisch inzicht in software en het vermogen om de bedrijfsprocessen en wensen van het bedrijf goed te communiceren met de implementatiepartner. Zorg ervoor dat de projectleider vanuit jouw bedrijf voldoende tijd heeft voor het implementatieproject. Maak naast zijn/haar reguliere taken voldoende tijd vrij in zijn/haar agenda. Zo weet je zeker dat je ERP-implementatie in goede handen is. Zorg dus naast expertise vanuit de implementatiepartner voor expertise vanuit jouw eigen bedrijf.

  5. Breng je hele organisatie op de hoogte van de aankomende veranderingen
    Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van vernieuwing in bedrijfsprocessen en het gebruik van nieuwe software. Draagvlak is heel belangrijk. Als mensen binnen de organisatie niet openstaan voor nieuwe software, wordt het heel lastig om de software goed in het bedrijf te integreren. Neem daarom al je medewerkers mee in het proces voordat de implementatie begint. Vraag ze naar hun werkzaamheden en bedrijfsprocessen en zorg dat op de hoogte zijn van het nieuwe systeem. ERP-software werkt namelijk vaak net niet zoals de ‘oude systemen’, maar werken alleen net op een andere manier.

  6. Leg een goede scope vast
    Na het vooronderzoek en goede communicatie begin je aan het stappenplan voor de ERP-implementatie. Dit noem je een scope. Tip: wijk hier tijdens het implementatietraject niet te veel vanaf. De kosten van het traject zijn vaak op de eerste implementatiefase gebaseerd. Als klant wil je daarom niet steeds buiten de scope werken. Hierdoor kun je meer kosten maken en uitlopen in de beoogde tijdsplanning. Kleine verbeteringen kunnen altijd, maar het is van groot belang dat je je eerst blijft focussen op de implementatie van de belangrijkste bedrijfsprocessen. Zodra het project klaar is, kun je altijd nog over op nieuwe fases t.b.v. uitbreiding of optimalisatie.

  7. Testen, testen, testen

    Het is enorm belangrijk om de ERP-software goed te testen voordat je een implementatieproject afrondt. Daarbij is de valkuil dat er niet genoeg tijd wordt ingepland om te testen door meerdere afdelingen, waardoor je na de livegang op problemen kunt stuiten.


    Vanuit erp|open leveren we tijdens een Odoo implementatie altijd een testomgeving aan. Daarin verwachten wij dat onze klanten alle functionaliteiten gaan doortesten. Een handig hulpstuk hierbij is het goed uitschrijven van de processen en use-cases. Als je deze van tevoren opstelt, kun je tijdens het testen goed afvinken welke eisen er wel of niet aanwezig zijn. Als implementatiepartner willen wij graag zien wat er gebeurt bij de eindgebruiker. De eindgebruiker test vaak net even anders dan de ERP-implementatiepartner. Deze punten zijn vaak heel relevant. Als er dan iets nog niet helemaal soepel loopt in een bedrijfsproces, kunnen we dat nog oplossen voordat alle software live gaat. We willen niet dat de klanten van onze klanten na livegang opeens voor verrassingen komen te staan. Test daarom goed door!

  8. Train je medewerkers in de nieuwe ERP-software

    Een verandering in software is niet niks, voor veel medewerkers zal het even duren voordat ze volledig gewend zijn om ermee te werken. Daarom zijn interne trainingen in jouw ERP-software erg belangrijk. Daardoor is het belangrijk dat de medewerkers van tevoren al betrokken zijn bij het traject. Maar betrek je medewerkers niet alleen tijdens het voortraject van de implementatie, maar laat ze ook zeker de testomgeving zien. Geef je medewerkers de mogelijkheid om voor livegang de nieuwe ERP-software te ontdekken.


    Bij erp|open hanteren we het concept ‘train de trainer’. Dat houdt in dat we als Odoo implementatiepartner de key-users gaan trainen als vraagbaak voor hun afdeling. Deze key-users kunnen dan hun opgedane kennis doorzetten naar alle medewerkers binnen het bedrijf. Het is erg belangrijk dat er genoeg tijd wordt genomen voor de trainingen en dat er al mensen getraind worden voorafgaand aan de livegang van een implementatietraject. Zo zorg je ervoor dat je medewerkers de software sneller adopteren en direct in gebruik kunnen nemen bij de livegang.


  9. Verwachtingsmanagement en flexibiliteit

    We zien regelmatig dat klanten in het verleden met een pakket hebben gewerkt dat op een bepaalde manier werkte. Als ze dan overgaan op een nieuw systeem is de verwachting dat het nieuwe systeem net zo werkt als het oude. Dat is natuurlijk een misvatting, want er is een reden waarom je overstapt op een nieuw pakket. We raden de klant sterk aan deze verwachting los te laten, anders blijf je tegen teleurstellingen aan lopen en wordt het moeilijk de voordelen en meerwaarde van het nieuwe ERP-systeem te zien. 


    "Mijn persoonlijke advies is om die verwachting los te laten. Soms werkt het proces niet helemaal hetzelfde in Odoo, maar als je dan het proces net ietsje anders aanpakt dan past het precies in standaard Odoo. Daarom verwachten we als consultants enige flexibiliteit. We gaan niet alle bedrijfsprocessen helemaal opnieuw inrichten, maar als je wilt investeren in een ERP-systeem is het soms handiger om als klant mee te gaan in de technologie. Anders heb je de kans dat je tegen een muur aan loopt." - Marinka, Odoo Consultant


    Blijf daarom ook hier, steeds intern goed communiceren. Laat medewerkers weten dat je naar een nieuw pakket overstapt, maar het voor iedereen even wennen zal zijn qua processen en werkzaamheden. Uiteindelijk zal de overstap op een nieuw ERP-systeem je veel meer nieuwe kansen opleveren. Met de juiste instelling is iedereen uiteindelijk alleen maar heel blij met de overgang naar een nieuw bedrijfssysteem.


  10. Neem de tijd voordat je je systeem gaat optimaliseren
    Soms zijn er klanten die tijdens de implementatiefase extra functionaliteiten willen toevoegen. Dat is niet wenselijk, omdat als je de scope niet aanhoudt je waarschijnlijk veel meer tijd en kosten kwijt bent dan je aanvankelijk nodig hebt. Daarom adviseert onze ERP-expert Marinka dat je na livegang eerst even de tijd moet nemen om de verandering te laten indalen. Laat iedereen eerst kennismaken met het ERP-systeem en laat de rust binnen de organisatie terugkeren. Daarna kun je altijd nog verder met optimaliseren.

    "Onze ervaring is dat veel van deze punten binnen een maand niet meer relevant zijn. Neem een maand de tijd om je ERP-software van top tot teen te leren kennen en neem daarna contact op met je implementatiepartner voor een (eventuele) volgende fase!" - Marinka, Odoo Consultant

Kies voor  erp|open


 Onze Odoo-consultants hebben jarenlange ervaring in het implementeren van ERP-systemen. Naast onze expertise in Odoo weten we ook hoe andere ERP-systemen werken en hoe we kunnen voorkomen dat je ERP-implementatie mislukt. Met erp|open ben je er zeker van dat de implementatie stap voor stap goed verloopt en je altijd onze consultants kunt inschakelen voor support. We helpen je graag met het belangrijke vooronderzoek en de implementatie van jouw ERP-systeem.

We adviseren je graag met jouw ERP-implementatie

Bel Leo direct via 0318- 49 53 70
stuur een bericht

 

Odoo tekst en afbeelding blok
Odoo Factsheet door erp|open

Meer weten over onze aanpak?
Download onze implementatiegids

Voornaam
Achternaam
E-mail
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer
Label
Nieuwsbrief
ERP
Whitepaper