Met deze 10 tips verloopt je ERP-implementatie vlekkeloos
En trap je niet in de valkuilen rondom een ERP-implementatie
Tips voor een succesvolle ERP-implementatie
De implementatie van een nieuw ERP-systeem is niet binnen één week geregeld en verandert de hele structuur van jouw bedrijf. Doordat het een complex proces is, kan het nog wel eens gebeuren dat het proces niet loopt zoals van tevoren bedacht was. In dit artikel geven we je vanuit onze ervaren ERP-consultant tips voor het succesvol implementeren van een nieuw ERP-systeem.
20+ jaar ervaring met ERP-implementaties
Ons team werkt al jaren met verschillende ERP-systemen. Later is gekozen om ons te specialiseren in de bedrijfssoftware van Odoo. De vraag waar wij mee startten was 'Hoe ziet ERP-software er in 2025 uit?'. De filosofie van Odoo is gebaseerd op het eenvoudig houden van bedrijfsprocessen. Odoo is innovatief, krachtig en kan de processen van allerlei soorten bedrijven automatiseren. De toekomst van ERP-software zit in innovatie en meebewegen in de klant. Odoo vormt deze toekomst.
Wat is een ERP-implementatie?
Om te beginnen is het belangrijk om te weten wat een ERP-implementatie precies inhoudt. De implementatie van een ERP-systeem omvat alles wat er nodig is om jouw beoogde software op de juiste manier werkend te krijgen. Voor een groot deel is dit technisch omdat de software geïnstalleerd moet worden op servers of in de cloud. Daarbij komt ook de configuratie van de software. Het overzetten van bestaande data is van groot belang bij het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Maar naast het technische gedeelte is ook het organisatorische gedeelte erg belangrijk. Alle medewerkers die de nieuwe software gaan gebruiken moeten optimaal worden voorbereid op de werkwijze, nieuwe mogelijkheden en aangepaste bedrijfsprocessen.


De belangrijkste eisen voor een ERP-implementatie
✔ Ken je bedrijfsprocessen, het mooiste is om deze voor de start van de ERP-implementatie uit te schrijven
✔ Goede communicatie met je implementatiepartner
✔ Stel een projectteam samen met expertise aan beide kanten
✔ Maak een goede scope en wijk hier niet teveel van af
✔ Zorg voor draagvlak bij de hele organisatie
✔ Test de omgeving grondig door, zodat je geen onverwachte fouten ziet na de livegang
Onze consultant geeft je 10 tips voor een succesvolle ERP-implementatie
- Zorg voor een goede bedrijfsanalyse
Een goede bedrijfsanalyse van de huidige situatie zorgt ervoor dat de business consultant jouw bedrijfsprocessen leert kennen en begrijpen. Zo kan hij of zij beter inschatten wat de impact is van jouw bedrijfsprocessen op de Odoo-implementatie. Beschrijf ook de gewenste situatie zodat kan worden bekeken welke systeeminstellingen de juiste zijn. Onthoud ook: het niet onderkennen of het niet beschrijven van eventuele issues met de huidige software, kan leiden tot onduidelijkheden en ongewenste vertragingen in de implementatie. -
Bepaal je doelstellingen en scope
Leg voorafgaand aan het ERP-implementatieproces je doelstelling helder vast in een Scope of Delivery en geef hierin de gewenste fasering van het project aan. Een veelvoorkomende oorzaak dat een implementatie faalt (zelfs als deze op schema ligt!), is dat de scope van het project onduidelijk is. Betrek daarnaast de hele organisatie bij de opzet van de scope om draagvlak te creëren en wijk niet af van de gestelde doelstellingen of fasering. Zo voorkom je extra kosten of een langere doorlooptijd. Door het helder vastleggen van je doelstellingen in een scope, bereik je meer efficiency en een hogere klanttevredenheid. Dit zijn over het algemeen de twee belangrijkste doelen van een Odoo-implementatie. Definieer daarnaast fases met een doorlooptijd van 6 tot 9 maanden om het project behapbaar te houden voor de medewerkers. -
Stel een duidelijk implementatie- en projectplan op
Stel een nauwkeurig implementatie- en projectplan op. Het opstellen van een routekaart voor het volledige implementatieproces maakt duidelijk welke taken moeten worden uitgevoerd en wie wat doet. -
Sta open voor nieuwe inzichten en oplossingen
Medewerkers zijn gewend te werken met de huidige en vertrouwde systemen. Verandering kost tijd en is voor iedere medewerker wennen. Gelukkig is Odoo ontwikkeld om snel en efficiënt te werken in iedere situatie. Dit heeft als bijkomend voordeel dat gebruikers snel en makkelijk wennen aan het nieuwe systeem. Goed om te weten: wij zien soms dat organisaties een nieuw systeem zo willen bouwen dathet lijkt op het oude systeem. Dit zorgt voor veel maatwerk, wat leidt tot extra kosten en meer risico bij het testen en upgraden. -
Behoud de scope tijdens de implementatie
Tijdens de looptijd van de Odoo-implementatie kunnen er veranderingen optreden in je bedrijfsvoering of bijvoorbeeld in de wet- en regelgeving. Leg daarom eventuele proceswijzigingen vast als risico in het project. Behoud ondanks deze externe invloeden zoveel mogelijk de scope en pak eventuele nieuwe functionaliteiten of optimalisaties op na oplevering. Is er tijdens het project toch sprake van eventuele wijzigingen in de projectscope, bespreek deze in de stuurgroep. Zo is het duidelijk wat de gevolgen zijn op de doorlooptijd en op de investering van de implementatie. -
Test en valideer
Het testen van de Oodo software is belangrijk voor het succes van je implementatie. Zorg ervoor dat alle apps in ieder geval één keer worden getest en gevalideerd. Bij voorkeur door meerdere gebruikers. Daarom kiest erp|open voor het uitvoeren van een volledige simulatie waarbij gebruikers (bij voorkeur ook de eindgebruiker) alle facetten testen en valideren vóór livegang. -
Zorg voor voldoende training en ondersteuning
Het trainen van alle medewerkers is cruciaal bij je Odoo implementatie. Goed opgeleide gebruikers voeren data juist in en werken efficiënt met het nieuwe systeem. Daarbij voelen medewerkers zich ook meer betrokken bij het nieuwe systeem. Zo voorkom je dat medewerkers ontevreden zijn waardoor een nieuw systeem niet succesvol kan worden geïmplementeerd. Het ondersteuningsteam kan zich na oplevering focussen op het oplossen van eventuele problemen en het oppakken van optimalisaties.
-
Zorg voor eigendom van het project
Zet de Odoo-implementatie projectmatig op met een heldere projectstructuur en met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijkheden. Zorg er daarnaast voor dat betrokken projectmedewerkers voldoende tijd krijgen voor het uitvoeren van hun projecttaken. Vooral als dit naast hun gewone werkzaamheden moet gebeuren. Duidelijke aansturing vanuit het management en een goede organisatiestructuur waarin besluiten worden genomen, zijn belangrijk voor een goed verloop van het proces.
-
Stel realistische verwachtingen op
Odoo draagt bij aan het optimaliseren en verbeteren van je bedrijfsvoering. Maar het is natuurlijk geen wondermiddel. Het is daarom belangrijk om realistische doelen te stellen. Zo voorkom je onnodige vertragingen of hogere kosten.
-
Iets voor een goede implementatiepartner
Het lijkt misschien een schot voor open doel, maar een succesvolle implementatie begint bij bij het kiezen van de juiste partner. Er zijn verschillende vragen die je jezelf kunt stellen bij het maken van deze keuze. Denk bijvoorbeeld aan:
Is de Odoo partner ISO-gecertificeerd zodat processen helder en duidelijk zijn omschreven?
- Is de Odoo partner ISO-gecertificeerd zodat processen helder en duidelijk zijn omschreven?
- Heeft de Odoo partner relevante en praktische Odoo ervaring?
- Heeft de Odoo partner eigen ontwikkelaars in dienst?
- Heeft de Odoo partner voldoende gecertificeerde consultants, die elkaar kunnen opvangen in geval van onvoorziene omstandigheden?
- Heeft de Odoo partner voldoende relevante branche-ervaring?
Onze Odoo-consultants hebben jarenlange ervaring in het implementeren van ERP-systemen. Naast onze expertise in Odoo weten we ook hoe andere ERP-systemen werken en hoe we kunnen voorkomen dat je ERP-implementatie mislukt. Met erp|open ben je er zeker van dat de implementatie stap voor stap goed verloopt en je altijd onze consultants kunt inschakelen voor support. We helpen je graag met het belangrijke vooronderzoek en de implementatie van jouw ERP-systeem.
Wil jij ook een geautomatiseerd productieproces?
Bel Leo direct via 0318 - 49 53 70
