Met deze 10 tips verloopt je ERP-implementatie vlekkeloos

20+ jaar ervaring met ERP-implementaties

Ons team werkt al jaren met verschillende ERP-systemen. Later is gekozen om ons te specialiseren in de bedrijfssoftware van Odoo. De vraag waar wij mee startten was 'Hoe ziet ERP-software er in 2025 uit?'. De filosofie van Odoo is gebaseerd op het eenvoudig houden van bedrijfsprocessen. Odoo is innovatief, krachtig en kan de processen van allerlei soorten bedrijven automatiseren. De toekomst van ERP-software zit in innovatie en meebewegen in de klant. Odoo vormt deze toekomst.

Onze consultant geeft je 10 tips voor een succesvolle ERP-implementatie

1. Zorg voor een goede bedrijfsanalyse
   Een goede bedrijfsanalyse van de huidige situatie zorgt ervoor dat de business consultant jouw bedrijfsprocessen leert kennen en begrijpen. Zo kan hij of zij beter inschatten wat de impact is van jouw bedrijfsprocessen op de Odoo-implementatie. Beschrijf ook de gewenste situatie zodat kan worden bekeken welke systeeminstellingen de juiste zijn. Onthoud ook: het niet onderkennen of het niet beschrijven van eventuele issues met de huidige software, kan leiden tot onduidelijkheden en ongewenste vertragingen in de implementatie. 
   
   

2. Bepaal je doelstellingen en scope
   Leg voorafgaand aan het ERP-implementatieproces je doelstelling helder vast in een Scope of Delivery en geef hierin de gewenste fasering van het project aan. Een veelvoorkomende oorzaak dat een implementatie faalt (zelfs als deze op schema ligt!), is dat de scope van het project onduidelijk is. Betrek daarnaast de hele organisatie bij de opzet van de scope om draagvlak te creëren en wijk niet af van de gestelde doelstellingen of fasering. Zo voorkom je extra kosten of een langere doorlooptijd. Door het helder vastleggen van je doelstellingen in een scope, bereik je meer efficiency en een hogere klanttevredenheid. Dit zijn over het algemeen de twee belangrijkste doelen van een Odoo-implementatie. Definieer daarnaast fases met een doorlooptijd van 6 tot 9 maanden om het project behapbaar te houden voor de medewerkers.
   
   

3. Stel een duidelijk implementatie- en projectplan op
   Stel een nauwkeurig implementatie- en projectplan op. Het opstellen van een routekaart voor het volledige implementatieproces maakt duidelijk welke taken moeten worden uitgevoerd en wie wat doet.
   
   

4. Sta open voor nieuwe inzichten en oplossingen
   Medewerkers zijn gewend te werken met de huidige en vertrouwde systemen. Verandering kost tijd en is voor iedere medewerker wennen. Gelukkig is Odoo ontwikkeld om snel en efficiënt te werken in iedere situatie. Dit heeft als bijkomend voordeel dat gebruikers snel en makkelijk wennen aan het nieuwe systeem. Goed om te weten: wij zien soms dat organisaties een nieuw systeem zo willen bouwen dathet lijkt op het oude systeem. Dit zorgt voor veel maatwerk, wat leidt tot extra kosten en meer risico bij het testen en upgraden.
   
   

5. Behoud de scope tijdens de implementatie
   Tijdens de looptijd van de Odoo-implementatie kunnen er veranderingen optreden in je bedrijfsvoering of bijvoorbeeld in de wet- en regelgeving. Leg daarom eventuele proceswijzigingen vast als risico in het project. Behoud ondanks deze externe invloeden zoveel mogelijk de scope en pak eventuele nieuwe functionaliteiten of optimalisaties op na oplevering. Is er tijdens het project toch sprake van eventuele wijzigingen in de projectscope, bespreek deze in de stuurgroep. Zo is het duidelijk wat de gevolgen zijn op de doorlooptijd en op de investering van de implementatie.
   
   

6. Test en valideer
   Het testen van de Oodo software is belangrijk voor het succes van je implementatie. Zorg ervoor dat alle apps in ieder geval één keer worden getest en gevalideerd. Bij voorkeur door meerdere gebruikers. Daarom kiest erp|open voor het uitvoeren van een volledige simulatie waarbij gebruikers (bij voorkeur ook de eindgebruiker) alle facetten testen en valideren vóór livegang.
   
   

7. Zorg voor voldoende training en ondersteuning
   

   Het trainen van alle medewerkers is cruciaal bij je Odoo implementatie. Goed opgeleide gebruikers voeren data juist in en werken efficiënt met het nieuwe systeem. Daarbij voelen medewerkers zich ook meer betrokken bij het nieuwe systeem. Zo voorkom je dat medewerkers ontevreden zijn waardoor een nieuw systeem niet succesvol kan worden geïmplementeerd. Het ondersteuningsteam kan zich na oplevering focussen op het oplossen van eventuele problemen en het oppakken van optimalisaties.
   
   

8. Zorg voor eigendom van het project
   

   Zet de Odoo-implementatie projectmatig op met een heldere projectstructuur en met duidelijke mijlpalen en verantwoordelijkheden. Zorg er daarnaast voor dat betrokken projectmedewerkers voldoende tijd krijgen voor het uitvoeren van hun projecttaken. Vooral als dit naast hun gewone werkzaamheden moet gebeuren. Duidelijke aansturing vanuit het management en een goede organisatiestructuur waarin besluiten worden genomen, zijn belangrijk voor een goed verloop van het proces.
   
   

9. Stel realistische verwachtingen op
   

   Odoo draagt bij aan het optimaliseren en verbeteren van je bedrijfsvoering. Maar het is natuurlijk geen wondermiddel. Het is daarom belangrijk om realistische doelen te stellen. Zo voorkom je onnodige vertragingen of hogere kosten. 
   
   

10. Iets voor een goede implementatiepartner
    Het lijkt misschien een schot voor open doel, maar een succesvolle implementatie begint bij bij het kiezen van de juiste partner. Er zijn verschillende vragen die je jezelf kunt stellen bij het maken van deze keuze. Denk bijvoorbeeld aan:
    Is de Odoo partner ISO-gecertificeerd zodat processen helder en duidelijk zijn omschreven?

• Is de Odoo partner ISO-gecertificeerd zodat processen helder en duidelijk zijn omschreven?
• Heeft de Odoo partner relevante en praktische Odoo ervaring?
• Heeft de Odoo partner eigen ontwikkelaars in dienst?
• Heeft de Odoo partner voldoende gecertificeerde consultants, die elkaar kunnen opvangen in geval van onvoorziene omstandigheden?
• Heeft de Odoo partner voldoende relevante branche-ervaring?
  
  

Stel hier gerust je vraag