Voordat we Odoo gaan inrichten, willen we precies weten hoe jouw organisatie werkt. In workshops en interviews brengen we je processen, knelpunten en wensen in kaart. Wat moet Odoo vervangen? Wat moet beter? We maken het concreet. Eén van de eerste stappen daarin is de Brown Paper sessie. Dit doen we aan het begin van een traject. Met een groot vel papier, een stapel post-its en je team brengen we het hele proces in kaart.
Geen rapporten, geen aannames, maar een helder overzicht van wat er écht gebeurt. In deze blog vertelt onze consultant Limore hoe zo’n sessie eruitziet en wat het je oplevert.
Limore
Business IT Consultant
Wat is een Brown Paper sessie?
Tijdens een Brown Paper sessie brengen we samen met de klant de belangrijkste processen in kaart, vertaald naar klantreizen en medewerkersreizen. Op een groot vel bruin papier worden deze processen visueel uitgewerkt met post-its en stiften. Per reis kijken we naar knelpunten, inefficiënties en wensen.
Limore: "Zo ontstaat er een helder overzicht van het volledige proces van begin tot eind." Deze visuele werkwijze zorgt ervoor dat iedereen direct inzicht krijgt in hun processtappen, wat er goed gaat en welke stappen beter ingericht kunnen worden.
Een Brown Paper sessie vindt altijd aan het begin van een implementatie plaats en vormt de basis voor de vervolgstappen, zoals de diepte-interviews en het adviesrapport. Limore: "Dankzij de inzichten uit de sessie kunnen we gerichter werken, omdat we een helder beeld hebben van de huidige processen en de belangrijkste aandachtspunten.”
Wat is het doel van zo'n sessie?
Voor ons is het dé manier om snel inzicht te krijgen in hoe de organisatie werkt: welke stappen worden doorlopen, wat loopt stroef en wat kan beter? Limore: "Dankzij de visuele aanpak kunnen we gericht doorvragen en leggen we een stevige basis voor het verdere traject."
Ook voor de klant is het waardevol. Door processen visueel te maken, ontstaan overzicht én nieuwe inzichten. Onnodige handelingen worden zichtbaar, knelpunten komen boven water en verbeterpunten worden concreet.
"De uitgewerkte processen vormen later in het project een praktisch referentiepunt, bijvoorbeeld tijdens trainingen of de evaluatie."
Opbouw Brown Paper sessies
De duur van een sessie hangt af van het aantal processen en de omvang ervan. Voor kleinere ondernemingen met één hoofdproces en een kleine aanvullende reis, duurt een sessie meestal een halve dag. Bij grotere bedrijven, waar meerdere complexe processen aan bod komen, plannen we vaak een hele dag in om alles grondig te kunnen bespreken en uitwerken. Een sessie ziet er meestal zo uit:
In het eerste deel brengen we de klant- of medewerkersreizen stap voor stap in kaart. Hiervoor gebruiken we groene post-its voor de processtappen en blauwe voor de systemen die worden gebruikt. Zo ontstaat een overzicht van de volledige reis en de betrokken systemen.
In het tweede deel van de sessie bekijken we per stap de belangrijkste vereisten. Deze geven inzicht in wat er nodig is om het proces goed te laten verlopen.
Tot slot richten we ons op de knelpunten. We vragen waar volgens de deelnemers verbeteringen mogelijk zijn. Deze inzichten vormen een vertrekpunt voor het optimaliseren van processen en het bepalen van vervolgstappen.
De informatie die we tijdens de sessie verzamelen, gebruiken we als basis voor de diepte-interviews en de inrichting van het systeem. Limore: "Door het proces goed in kaart te hebben, kunnen we de implementatie beter afstemmen op de behoeften van de klant en voorkomen we dat belangrijke punten worden gemist."
In de meeste klantreizen komen thema’s als CRM, verkoop, voorraadbeheer en facturatie terug. Ook de servicereis, met de klantenservice in de hoofdrol, komt regelmatig voorbij.
De praktijk
Limore: "Ik heb drie voorbeelden die mooi laten zien wat een Brown Paper Sessie kan opleveren":
Uitbreiding nieuwe markt
"Een klant wilde uitbreiden naar een andere markt via Odoo. Het nieuwe proces bestond deels uit een bestaand proces en deels uit iets nieuws. De sessie was voor hen de eerste keer dat ze hun nieuwe proces echt uitschreven en visueel maakten. Het werd een inspirerende brainstorm met veel ideeën. Uiteindelijk zijn ze succesvol live gegaan."
Leren van elkaar
"Een ander mooi voorbeeld is een klein bedrijf dat zich richtte op verkoop en abonnementen. Tijdens de sessie waren ze verbaasd over hoeveel ze met hun team doen. Ze vonden het leerzaam om van elkaar te horen welke knelpunten er zijn. Dit zorgde voor inzicht en gaf handvaten voor verbetering."
Teruggrijpen naar de sessie
"Bij een volgende klant hebben we tijdens het project regelmatig teruggegrepen op de sessie. We hebben de rode kaartjes met knelpunten één voor één afgehandeld. Ze werden vrijwel allemaal opgelost met Odoo. Zo werd zichtbaar hoeveel vooruitgang er is geboekt."
Limore: "De eerste keer dat ik niet bij een sessie was, kreeg ik later de procesreis te zien. Ik was verbaasd hoe een simpel vel met post-its zoveel duidelijkheid kon geven. Zonder de klant gesproken te hebben, had ik het gevoel dat ik al 75% van hun omgeving kon inrichten. Dat liet voor mij goed zien hoe waardevol deze sessies zijn."
Een Brown Paper sessie laat zien wat er écht gebeurt binnen je organisatie. Stap voor stap, met iedereen erbij. Het resultaat? Een gedeeld beeld van de huidige processen, concrete verbeterpunten en een vliegende start van je Odoo-project.