In de wereld van isolatie staat Tonzon bekend als een innovatief bedrijf dat gespecialiseerd is in vloerisolatie. Daarmee maakte het hun start al in 1980, toen Ton Willems het idee van vloerisolatie ontwikkelde omdat hij koude voeten had. Hun unieke opvouwbare thermoskussen, ontworpen om gebruik te maken van de aanwezige lucht in huizen, zorgt voor hoge isolatiewaarden met minimale milieu-impact. In dit interview deelt Arwen, Chief Marketing Officer bij Tonzon, haar ervaringen met de implementatie van Odoo.
De oude situatie
Vóór de implementatie van Odoo was de bedrijfsvoering van Tonzon complex. Verschillende applicaties zoals Excel, Word, een leadmanager programma, webshop en website werden gebruikt, wat leidde tot een gebrek aan overzicht en efficiëntie. De dagelijkse processen waren verre van gestroomlijnd, met onduidelijkheid over voorraden, magazijnstatus en leveringsprognoses.
De dagelijkse processen waren heel veel. Je moest voor alles een aparte offerte maken in Word. Deze werd daarna gescand en in het systeem gezet bij de klant. Dan ging er handmatig een order uit naar de productie, die de order maakte. Daarna kwam de order weer terug en werden er weer apart facturen gestuurd. Alles kostte veel tijd.
Bedrijfsgrootte
11 - 50
medewerkers
Bedrijfssector
Productie
Groothandel
E-commerce
Keuze voor een nieuw systeem én implementatiepartner
Er volgde daarom een uitgebreid marktonderzoek naar een oplossing. Odoo kwam daaruit naar voren vanwege zijn intuïtieve karakter en eenvoudige implementatie.
"De reden dat wij voor Odoo hebben gekozen is dat het zo schaalbaar is. Je hoeft niet meteen alles in een keer te doen en daarmee leg ik ook geen druk op mijn personeel. Als je eenmaal bezig bent, kun je daarna langzaam alle andere implementaties (van andere apps binnen Odoo) doen en ervoor zorgen dat je steeds efficiënter wordt en steeds meer kan gaan gebruiken."
Odoo helpt
Inmiddels is er inzicht: in lopende orders, uitstaande offertes. Tonzon weet nu wat er speelt in de organisatie. En ze weten nu hoeveel tijd het kost om een bepaalde productielijn te maken.
Arwen: "Wij hebben verschillende locaties. Aan de ene kant wordt geproduceerd. Aan de andere kant zetten we dingen op voorraad. Of zijn er klaargemaakte producten. Die kunnen we gewoon traceren. We weten nu waar wat staat, en wanneer we wat nodig hebben. Wanneer we iets nieuws moeten maken, en of er ruimte genoeg is.
Sinds we met Odoo zijn begonnen hebben we wel verschillende bedrijfsprocessen veranderd. Mede door de input van erp|open; zij hebben veel ervaring met verschillende bedrijven hoe het daar loopt. Ik kan nu beter de tijd kan organiseren van productie en planning. Dat geeft veel rust, hierdoor kan je ook veel beter plannen voor de toekomst."
De adoptie van Odoo
Arwen: "Toen ik vertelde dat ik over wilde stappen op een nieuw ERP systeem, dachten mensen: “oh mijn god nee, alsjeblieft niet!”. Naarmate we dichter bij de livegang kwamen, en de mensen meer trainingen kregen, werd iedereen steeds enthousiaster. Uiteindelijk is iedereen nu ontzettend enthousiast. Het werkt veel makkelijker dan voorheen en is super intuïtief, helemaal niet zo lastig zoals de meesten dachten.
Uiteraard was de livegang spannend, ondanks alle trainingen die eraan vooraf gingen. En natuurlijk liepen we tegen dingen aan waar we even niet aan hadden gedacht. Maar samen improviseren: daar leren we allemaal van. Bij vragen zijn we bereikbaar, maar Tonzon pakte ook veel zelf op door te kijken naar YouTube filmpjes van Odoo.
Amina (Sales Support): "Ik merk dat ik nu veel meer kan doen; er is veel geautomatiseerd. Alles is mooi gelinkt aan elkaar. Eerder maakte ik gebruik van vier of vijf verschillende soorten appjes of systemen. Dat is niet meer nodig. Alles gaat nu via éen systeem.
Het is veel minder hectisch dan dat het hiervoor was. Binnen Odoo kunnen we direct met elkaar communiceren. Het zorgt voor meer rust; alles gaat stukken makkelijker. Ik werk samen met de afdeling inkoop. Facturen en orders kunnen nu makkelijk doorgespeeld worden naar de juiste afdeling. Contact gaat heel erg makkelijk. We kunnen goed de order bekijken en zien wat welke collega per stap al heeft gedaan."
Tips voor bedrijven die Odoo overwegen
Arwen: "Kijk waar je pijnpunten liggen. Begin daarmee en breid het systeem daarna uit. Met erp|open hebben we bepaald wat we het meest nodig hebben en waar we beginnen, en daarvoor is een plan uitgewerkt.
Door een goede basis van erp|open op te zetten ben je al een heel eind onderweg om daarna zelf keuzes te maken als je wat extra’s wil. Als je vragen hebt, kun je geholpen worden of een nieuw project opstarten. Maar veel kun je ook vinden op YouTube. Collega’s vinden daar al het antwoord op hun vraag zonder dat ze daar iemand lastig mee hoeven vallen. Zo kun je heel veel ook zelf. Je kunt ook een app aanzetten en kijken wat er gebeurt. Het is heel flexibel en zo kun je steeds meer uitbreiden."
Tonzon maakt o.a. gebruik van de
volgende apps:
Planning
Voorraadbeheer
CRM
Productie
