Familiebedrijf FZ Organic Food is van handelaar in biologische kazen uitgegroeid tot grote naam in de natuurvoeding branche. Met verschillende merken maken ze zo'n 400 producten tegenwoordig, allemaal vanuit Wolvega in Nederland. Al jaren doen ze dit met hulp van Odoo, en recent hebben we ze geholpen met de migratie naar Odoo 14. We spraken Bjorn Andringa, eigenaar van het bedrijf, over zijn ervaringen..
100%
zelfredzaam
Medewerkers zijn in staat hun werk efficiënt en foutloos te doen.
100%
integraal werken
Afdelingen worden specifiek op elkaar ingericht om dubbel en foutief werk te doorkomen.
100%
dashboards
Real time informatie stelt je in staat je organisatie beter te sturen op ieder willekeurig moment.
Een systeem dat bij de organisatie past
Al jaren geleden was onze klant FZ Organic Food op zoek naar een erp-systeem dat bij de organisatie zou passen. Dankzij een tip uit hun netwerk maakten ze kennis met Odoo 8: een online based pakket en nog betaalbaar ook! Nu, jaren later, zijn er veel klachten over de software en blijken er fouten gemaakt te zijn waardoor onder andere de boekhouder er niet mee kan werken. Tijd voor een stabiele omgeving. Daarvoor kwam erp|open in beeld.
In 1983 startte het familiebedrijf FZ Organic Food met de handel van biologische kaas. Met het populairder worden van biologische producten groeide het bedrijf uit tot leverancier van verschillende merken en verschillende producten voor natuurvoedingsgroothandels – in binnen- én buitenland. Met zo’n 400 producten zijn ze inmiddels actief in 40 landen. Bij zo’n business hoort een betrouwbaar systeem.
”Veel maatwerk maakte het lastig in gebruik"
In 2014 werd daarom Odoo in de organisatie geïntroduceerd. Helaas bleek het lastig om de software goed te implementeren. “Dit werd een bumpy road: er zaten fouten in de voorraadmodules die moeilijk op te lossen waren en er was veel maatwerk gebouwd om het systeem aan de organisatie aan te passen. De boekhouding in Odoo was niet volledig ingericht, met als gevolg dat de administratie uiteindelijk met een apart programma werd geregeld. Dat ging prima, maar nu de versie ook verouderde en de wensen voor meer modules groeiden, was het verstandig om een migratie op te starten naar een vernieuwde omgeving.”
Zo kwam erp|open bij FZ Organic Food in beeld. “Eerder hebben we met andere partijen gewerkt die de software wel verkochten als bijproduct, maar die hadden er niet echt veel verstand van. Ik had erp|open er graag bij gehad bij de eerste implementatie.” We zijn in de materie gedoken om uit te zoeken wat er mis ging in de boekhoudmodule – één van de doelen was om die wel in gebruik te gaan nemen.
Mijn advies? Huur een professionele club in. Leg goed uit hoe je bedrijf werkt en laat erp|open zo veel mogelijk meedenken in wat de beste manier is om dergelijke software te gaan gebruiken. Maak samen een goed plan, met een goede deadline. Luister naar het advies en weet waar je naartoe werkt. Ik zou erp|open zeker aanraden.
Over op Odoo in één dag
Na een goed onderzoek volgde een strakke planning met een doel: migreren naar Odoo 14 in één dag. “We kunnen geen dag zonder Odoo, de productie mocht niet stil komen te liggen. We werken 6 dagen per week, 24 uur per dag en hadden dus één dag om over te gaan. Odoo 14 is wezenlijk anders, dus was het ook belangrijk dat iedereen de volgende dag dan ook weer snapt hoe het werkt. We zijn 3 maanden bezig geweest om die ene dag goed door te komen en de mensen goed op te leiden, samen met erp|open natuurlijk. Dat is hartstikke goed gegaan!"
In die tijd moesten niet alleen de bugs uit de boekhoud- en voorraadmodules worden gesignaleerd en opgelost, maar ook werd besloten in hoeverre aan het product ook weer maatwerken moest worden toegevoegd. In versie 8 was veel maatwerk toegepast, dat wilden we niet meer. “In Odoo 14 hebben we ervoor gekozen zo weinig mogelijk maatwerk toe te passen, dus het systeem te gebruiken zoals het gedoeld is. En dat bevalt heel goed. Je denkt vaak in het begin: ‘we moeten het systeem aanpassen aan onze werkwijze’. Maar over Odoo is dusdanig goed nagedacht dat dat niet nodig is.”
De ervaring van onze betrokken consultant:
Weer vertrouwen in het systeem
“Het grootste voordeel van de situatie nu t.o.v. voor de migratie is dat de data weer klopt. De accountant heeft nu geen apart programma meer nodig! Dat deel had ook in Odoo 8 opgelost kunnen worden met een geheel nieuwe database, maar Odoo 14 is een stuk slimmer dan 8. FZ Organic Food kan nu zelfs de voorraad voorzichtig gaan voorspellen dankzij de nieuwe versie.”
Niels, erp|open consultant
FZ organic food maakt o.a. gebruik van de volgende apps:
Verzending
Verkoop
Facturatie
Boekhouding
